O depósito de documentos no Repositório da Produção Intelectual da USP é efetuada por bibliotecários das Bibliotecas das Unidades.
Todo e qualquer depósito de produção intelectual no Repositório deverá ser realizado de forma não exclusiva, mantendo os autores dos documentos todos os seus direitos.
O acesso aos documentos, pelo usuário final do Repositório, poderá ser aberto, embargado (por tempo limitado de acordo com a política de arquivamento da Editora) ou restrito (nesse caso, o arquivo digital depositado servirá apenas para gestão e governança da produção).
A produção intelectual não disponível em formato digital deverá ter os metadados registrados no Repositório e um exemplar da produção deverá ser depositado na biblioteca de sua unidade funcional. As teses e dissertações seguem o padrão estabelecido pela Resolução CoPGr nº 6018, de 13 de outubro de 2011, e na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da USP.
A Política de Informação da USP, assinada em 22 de outubro de 2012, recomenda a todos os membros da comunidade USP a publicação de seus resultados de pesquisa, preferencialmente, em fontes que se encontrem em livre acesso ou que façam constar, em seus contratos de publicação, a permissão para depósito no Repositório da Produção Intelectual da USP.
É de responsabilidade de cada unidade a atualização constante de sua produção no Repositório da Produção Intelectual da USP, bem como a correta normalização dos dados.
O Repositório já se encontra interligado ao sistema de autenticação e reconhecimento da comunidade USP (docentes, servidores técnicos-administrativos e alunos), possibilitando o uso da mesma senha única utilizada nos sistemas USP.