Universidade de São Paulo
Sistema Integrado de Bibliotecas
Divisão de Gestão de Desenvolvimento e Inovação

Relatório do 1º Encontro Técnico de Equipes de Referência do SIBiUSP

Data: 30 de setembro de 2015
Horário: das 9h às 13h
Local: Auditório Safra da Biblioteca da FEA/USP
Relatoria: Dorotea Fill – DGDI/DT/SIBiUSP

Objetivo: O encontro teve a finalidade a apresentar as ações desenvolvidas pelo Departamento Técnico do SIBiUSP, relacionadas com a infraestrutura de tecnologia e a atividade de referência para oferecimento de melhores produtos e serviços aos usuários da instituição. Outro objetivo importante do encontro é promover a interação e o diálogo entre as equipes de Referência do SIBiUSP, a partir das temáticas sugeridas pelas próprias equipes em levantamento prévio, buscando a troca de ideias e experiências, que subsidiam a tomada de decisões sistêmicas e o aperfeiçoamento dos serviços de referência, circulação, empréstimo unificado e comutação.

Programação: 

9h: Abertura – Dra. Maria Fazanelli Crestana – Chefe Técnica do SIBiUSP
9h15min: Allan Rodrigo de Lima da Silva – Chefe Técnico de Divisão – Infraestrutura computacional do SIBiUSP
9h30min: Anderson de Santana – Chefe Técnico de Divisão – O Atendimento ao Usuário nas Bibliotecas USP: como estamos e onde podemos chegar
11h: Espaço para discussão de temas trazidos pelas bibliotecas do Sistema
13h: Encerramento

Desenvolvimento:

Inicialmente a Chefe Técnica do SIBiUSP, Dra. Maria Fazanelli Crestana, fez a abertura do Encontro.
Em seguida, Allan Lima apresentou as principais ações realizadas pela Divisão de Gestão de Sistemas de Apoio Técnico – DGAT do Departamento Técnico do SIBiUSP em aspectos de infraestrutura de redes e tecnologia de informação e as perspectivas de avanços futuros.
Na sequência, Anderson de Santana da Divisão de Gestão de Desenvolvimento e Inovação do Departamento Técnico do SIBiUSP apresentou a palestra “O atendimento ao usuário nas Bibliotecas da USP: como estamos e onde podemos chegar”, mostrando a evolução dos dados estatísticos nos últimos cinco anos (2010 até 2014) sobre os tópicos de frequência de usuários nas bibliotecas, consulta de material bibliográfico, comutação bibliográfica, acesso aos conteúdos do Portal Capes, circulação do acervo e a análise percentual da circulação do acervo, comentando a diminuição de determinados serviços como consequência da disponibilidade de recursos digitais e acervos eletrônicos na USP e Capes, bem como a prolongada greve de 2014.
Continuando a apresentação, Anderson abordou os principais desenvolvimentos realizados no módulo de Circulação, tais como: automatização do processo de atualização dos cadastros de usuários via script, possibilidade de uso da senha única no balcão de empréstimo e novos relatórios para atendimento de demandas das Bibliotecas. As principais observações realizadas pelas equipes das bibliotecas foram.

• A tela “Informações do usuário” não é atualizada após a transação de empréstimo ou renovação. Segundo o analista do DT/SIBi, essa tela apresenta as informações em HTML fixo e sua atualização ocorre quando o operador clica com o botão direito do mouse sobre a tela e seleciona Atualizar.
• Anderson comentou que a parceria para o desenvolvimento do aplicativo móvel e a utilização de senha única são avanços significativos para o SIBiUSP. Entretanto, verificou-se que o usuário com atraso consegue renovar o material pelo aplicativo e o DT/SIBi está trabalhando para corrigir esse problema.
• Perguntaram se existem estudos para o uso de biometria. Anderson respondeu que a biometria ainda apresenta muitos problemas e seu alto custo inviabiliza o investimento.
• Anderson informou que o DT/SIBi está desenvolvendo novos relatórios de circulação, bem como o site de indicadores do SIBi com possibilidade de atualização diária dos dados. Os relatórios do módulo de Circulação já executados são: Histórico de Circulação do Usuário, Consultas ao Acervo, Transações de Circulação por Dia e Horário (por Unidade), Conhecendo nosso Usuário (esse último relatório será executado sob demanda pelo DT/SIBi).

 Sugestões dos participantes:

• Elaboração de tutoriais para novos relatórios.
• Definição de relatórios a serem gerados pelo DT/SIBi e encaminhados para as Bibliotecas uma vez por ano.
• Migração de fotos dos usuários.

A parte final da apresentação agrupou as demandas por melhorias previamente levantadas pelas equipes das Bibliotecas para análise dos temas de Circulação, Empréstimo Unificado, Referência, Comutação e Outras Questões. Inicia-se, a partir desse momento, a comunicação efetiva entre as equipes do SIBiUSP.

Circulação: principais comentários

• Treinamentos para uso do módulo de Circulação serão realizados a partir do próximo ano.
• A complexidade do módulo de EEB dificulta sua implantação, mas será planejada sua implantação para o ano de 2016.
• Os textos das cartas de cortesia serão revisados para torná-los mais objetivos.
• Relato de uma bibliotecária sobre usuário que teria reclamado de não receber as cartas de cortesia dois dias antes do prazo de devolução. Considerou-se que a melhor opção nesse caso seria o operador analisar os registros das cartas de cortesia emitidas pelo módulo de Circulação, comprovando para o usuário que as mesmas foram encaminhadas pelo sistema.
• Sugestão de colocar o número de reservas na carta de cortesia. O analista do DT/SIBi informou que provavelmente não será viável colocar dois assuntos diferentes na mesma carta.
• Uso de SMS: Anderson comentou que o custo do SMS inviabiliza esse meio de comunicação com o usuário.
• Ricardo Amaral informou que existem mais de 1 milhão de pessoas no sistema da USP. Os analistas do DT/SIBi estão estudando uma forma de importar as imagens da carteira USP para o cadastro do usuário.
• Anderson confirmou a necessidade de estudo da política de empréstimo unificado para categorizar melhor os usuários locais e globais, como por exemplo: alunos especiais de graduação/pós-graduação e alunos de especialização. Inicialmente será realizada uma enquete com as equipes para votarem essas questões.
• A situação de usuários que não devolvem os materiais foi discutida pelas equipes e diversas experiências foram relatadas.

Sugestões apresentadas sobre a questão de devolução com atraso

• Ampliar os recursos de comunicação com o usuário, enviando mensagens pelo Facebook e WhatsApp. No caso do WhatsApp a Biblioteca precisa ter um celular para envio das mensagens. Biblioteca da FM/USP adquiriu um chip e utiliza o tablet como um celular.
• Consulta ao Departamento Jurídico da USP para saber quais recursos legais poderiam ser utilizados para obter a devolução dos materiais, como por exemplo: processo por apropriação de bem público.
• Carta para o usuário informando sua desativação no Dedalus e relato das pendências junto à Biblioteca.
• Implantação de um período de anistia para os usuários em débito com a Biblioteca.
• Colaboração de todos para não alterar o status de usuário local para global ou retirar a suspensão global.
• Sugestão de usuário: colocar na carta de cortesia um link para a renovação.

Empréstimo Unificado: principais comentários 

• Anderson alertou que a suspensão global não deve ser retirada. O recurso de sobrepor poderá ser utilizado, se necessário, para a efetivação do empréstimo local ao usuário.
• Sugestão de estudo, avaliação e revisão das políticas de empréstimo unificado e mais participação das equipes na Lista de Referência, aproveitando esse recurso como um fórum de discussão das questões mais relevantes do serviço de referência.
• Maria sugeriu a formação de um grupo da equipe de Circulação para estudar o empréstimo unificado com duas pessoas de cada área do conhecimento.
• José explicou que o grupo inicial do empréstimo unificado realizou um levantamento junto às bibliotecas e adotou a média dos prazos praticados naquele momento para os empréstimos. Ele concorda com a necessidade de revisão da política com a participação de todos.
• Maria comentou que a fase política da portaria já está finalizada, agora seria o momento oportuno de fazer alguns ajustes para o melhoramento dessa portaria, separando a política do grupo de gestão do empréstimo unificado.
• Relato de experiência positiva de retorno de materiais emprestados mediante mensagens aos usuários devedores, informando um período de anistia. O Grupo de Referência poderá estudar a viabilidade de adotar essa prática de forma sistêmica.
• Anderson informou que o Sistema tem 110 mil usuários globais e as bibliotecas precisam atender sempre qualquer usuário.
• Ocorreu debate sobre a necessidade de exigir ou não do usuário documentos de identificação e comprovação de endereço para o cadastro na biblioteca. Verificou-se que as equipes têm opiniões diferentes e adotam procedimentos diversos sobre essa questão.
• Relato de cadastro de usuário intercambista do IRI e a sugestão de verificação se esses usuários estão sendo mapeados corretamente no sistema.
• Ricardo Amaral informou que o arquivo de usuários do Sistema Corporativo da Universidade apresenta 12 tabelas separadas, que foram agrupadas em 4 tabelas para indexação pelo Aleph. O Sistema Corporativo recebe os dados dos Setores de Graduação e Pós-Graduação das Unidades e depende desses setores para atualização dos dados.
• Os números USP duplicados estão sendo excluídos do sistema.
• Confirmou-se que o status de usuário com nível mais elevado sobrepõe o status de menor nível.

Recomendações para aperfeiçoamento de rotinas do empréstimo unificado:

• Alterar o status do material de “Circula” para “Circulação Restrita” para itens do acervo que não podem ser emprestados.
• Equipe da Biblioteca pode incluir dados no cadastro do usuário e atualizar informações se necessário. Inclusão de campo para segundo endereço do usuário.
• Documentar os problemas encontrados com o Print Screen da tela e os dados do usuário para facilitar a análise do problema pela equipe do DT/SIBi.
• Evitar alteração de status do usuário local e não alterar o status do usuário global.
• Equipes das Bibliotecas devem ativar os cadastros dos usuários de órgãos centrais da USP sempre que necessário.

Referência: principais comentários

• Anderson informou que a equipe de analistas do DT/SIBi está desenvolvendo soluções para aprimoramento do Portal de Busca Integrada.
• As diretrizes de teses e dissertações serão atualizadas.
• Anderson comunicou o desenvolvimento de uma Biblioteca Digital de Trabalhos Acadêmicos (www.bdta.sibi.usp.br), agregando os conteúdos da Biblioteca Digital de Trabalhos de Conclusão de Curso desenvolvida em São Carlos.
• Os tutoriais elaborados pelas Bibliotecas serão hospedados no site do SIBiUSP. Para tornar o processo mais rápido, as Bibliotecas podem encaminhar os links dos tutoriais para a equipe do DT/SIBi.

Comutação: principais comentários

• As equipes precisam estudar sistemas alternativos de comutação internacional. Existem opções de rede informal de contatos com pesquisadores e instituições, serviços formais como a British Library ou proposta de criação de listas de compartilhamento de artigos por área. A FFLCH disponibiliza aos seus usuários a obtenção de documentos utilizando voucher do convênio com a IFLA. A Escola Politécnica também oferece serviços de comutação internacional.
• DT/SIBi está estudando uma alternativa para a comutação internacional.

Outras Questões: principais comentários

• As sugestões apresentadas pelas equipes estão em estudos e as opções de atendimento serão comunicadas em breve.
• O programa de estagiários do SIBiUSP acabou e não existe previsão de novo programa. Recomendado contato com administração da Unidade ou tentar obter estagiário mediante os Programas das Pró-Reitorias.

Considerações e sugestões finais

• Criação de grupo de trabalho sistêmico para a área de referência, com vistas à criação de materiais de instrucionais mais sofisticado. DT/SIBi irá encaminhar convite para participação das Bibliotecas.
• Criação de FAQ online. Equipe do DT/SIBi irá trabalhar para alimentar o FAQ interno e depois o externo.
• Realização dos próximos encontros das equipes de referência no período da tarde, evitando 2ª e 6ª feiras. Ampliar o debate dos próximos encontros com as equipes de comunicação e capacitação das Bibliotecas.
• Divulgação de calendário de cursos e eventos. Anderson informou contatos com área de Eventos USP para divulgação dos eventos do SIBiUSP naquele canal de comunicação. Outra possibilidade de divulgação dos eventos é o Convênio Web Capes, que está na Reitoria para assinatura.

Vídeo:

Apresentações: