As doações representam um componente importante das atividades de formação de coleções das bibliotecas. 

É aconselhável que as bibliotecas desenvolvam processos claros para lidar e avaliar ofertas de doações (inclusive de itens eletrônicos) de acordo com as políticas da instituição.

Isso fornecerá clareza tanto à equipe da biblioteca quanto aos doadores, reduzirá a exposição ao risco e possíveis responsabilidades, e garantirá que as oportunidades futuras associadas a itens aceitos nas coleções da biblioteca possam ser plenamente exploradas.

Apresentamos aqui uma síntese das Diretrizes da IFLA para Doações [1] atualizadas em março de 2019.

Uma biblioteca pode aceitar doações ou solicitá-las. Para proteger a biblioteca no futuro, uma justificativa por escrito deve ser preparada, assim como um plano de custódia. Essas recomendações devem ser aprovadas por escrito pelo diretor da biblioteca. As bibliotecas podem aceitar doações não solicitadas, mas sem condições, para que a biblioteca possa decidir se realmente precisa do material doado. Muitas doações podem duplicar materiais já pertencentes à biblioteca, podem estar desatualizadas ou fora do escopo das coleções.

As bibliotecas são livres para rejeitar doações quando o processamento das coleções é muito trabalhoso. Nestas circunstâncias, o doador pode gostar de ser encaminhado para outra biblioteca apropriada.

Recomenda-se que as bibliotecas mantenham todos os registros relacionados a doações permanentemente. Estes registros incluem, mas não estão limitados a, correspondência, mensagens de e-mail, formulários de depósito e acordos formais de doadores.

Se for política da biblioteca incentivar as doações do público, é importante aconselhar potenciais doadores sobre como fazer doações para a biblioteca. Essas instruções podem ser postadas no site da biblioteca ou podem ser impressas em brochuras que descrevem as coleções da biblioteca. 

Exemplo de Declaração

A Biblioteca [Nome] aceita doações que refletem os atuais interesses e necessidades da comunidade e complementa coleções, programas e metas atuais da Biblioteca em formato, cobertura de assunto, profundidade e filosofia para fornecer um equilíbrio de informações, pontos de vista e formatos. A Biblioteca aprecia essas doações como atos de coesão cívica.

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A biblioteca deve divulgar claramente os termos sob os quais as doações serão tratadas. Isso deve incluir declarações sobre:

• Transferência do título completo, livre e desonerado para a instituição, uma vez doado.
• Nenhuma suposição de responsabilidade por qualquer perda ou dano à propriedade.
• Direito de exercer discrição ao aceitar doações, especialmente se eles duplicarem itens, estando fora da política de desenvolvimento de coleções da biblioteca, em más condições ou em desacordo com qualquer política de aquisições éticas em vigor na biblioteca.
• Esclarecimento sobre métodos de descarte de doações indesejadas.
• Políticas de retenção referentes a itens aceitos nas coleções, por exemplo, esclarecendo que podem ser considerados para eliminação no futuro e que a retenção não é garantida na perpetuidade. 

Adicionar doações (solicitadas ou não solicitadas) a coleções de bibliotecas pode ser uma tarefa cara e as bibliotecas devem considerar cuidadosamente os custos do ciclo de vida antes de aceitar, observando também as condições que o doador queira anexar a um item(s), tais como acesso restrito, condições que envolvam a reprodução de material ou restrições à maneira como o material poderá ser usado. A biblioteca deve desencorajar o depósito de material não solicitado sem acompanhamento de informações do doador. É uma boa prática manter um processo documentado para lidar com tais itens. Ter uma política de doações totalmente documentada em vigor ajudará na avaliação de ofertas de doações.

Para alguns tipos de material, particularmente bens culturais, informações / evidências sobre a proveniência do item podem ser necessárias. As bibliotecas devem exercer a devida diligência e as mais altas práticas éticas em lidar com ofertas de materiais como:

• Material exclusivo, por exemplo, manuscritos, desenhos, pinturas ou outras obras de arte
• Impressões
• Material acima de um valor especificado
• Material impresso antes de 1900
• Todo material arqueológico

Para itens originários do exterior, evidências documentais devem ser buscadas em relação à exportação legítima do item(s). Se orientação adicional for necessária nesses assuntos, informações podem ser encontradas no Código de Ética para Museus – https://icom.museum/wp-content/uploads/2018/07/ICOM-code-En-web.pdf

É útil estabelecer a motivação do doador para oferecer o item à biblioteca e se o doador em potencial ofereceu o material em outro lugar. Também é importante determinar se existem restrições de tempo que podem ser aplicadas em termos de tomada de decisão e transferência / entrega da propriedade.

Para ajudar a determinar se o (s) item (ns) oferecido (s) é apropriado para as coleções da biblioteca e avaliar as possíveis implicações de aceitar um item, é necessário obter informações detalhadas sobre (a) tamanho da coleção; (b) dados bibliográficos; (c) tipo de material; (d) formato do material; (e) data; (f) assunto; (g) condições físicas; (h) propriedade intelectual.

Um Acordo formal de doação deve ser criado para a maioria das doações grandes, valiosas ou significativas, bem como doações que tenham restrições impostas pelo doador. Para escrever um contrato de doação, a biblioteca deve coletar informações essenciais com antecedência para inclusão no Acordo de Doadores.

Aceitando documentos eletrônicos nas coleções da biblioteca

Os passos necessários para a aquisição de documentos eletrônicos em sua maior parte se assemelham aos requeridos para documentos em formatos tradicionais. Alguns traços especiais devem ser mantidos em mente, contudo.

A aceitação de documentos eletrônicos nas coleções da biblioteca por meio de doação deve ser implementada de acordo com a declaração de política de doações. 

É importante que a biblioteca estabeleça claramente quem é o proprietário do documento eletrônico e os direitos de propriedade intelectual e deve prospectar se o doador é o proprietário legal ou se está agindo em nome de outra pessoa que criou ou possui a propriedade do bem eletrônico. A biblioteca deve considerar quaisquer condições que o doador deseje anexar a um item (s), como acesso restrito, condições envolvendo a reprodução de material ou restrições sobre como o material pode ser usado. É importante entender a atitude do (s) doador (es) sobre a política de arquivamento da biblioteca. Publicações eletrônicas podem não ser mantidas. 

É necessário considerar a capacidade da biblioteca de gerenciar o arquivamento e acesso no formato oferecido e aos recursos que podem ser perdidos em relação ao documento original.

A decisão de aceitar conteúdo eletrônico como doação pode ser obtida com base em: (a) conteúdo e nível intelectual; (b) assunto; (c) viabilidade técnica, por exemplo, compatibilidade e capacidade de hardware e software, armazenamento e manutenção, etc.; (d) sobreposição com coleções existentes; (e) formato, por exemplo, HTML, SGML, XML, PDF, epub, etc. e formatos de mídia, como JPEG, MPEG etc.; (f) licenciamento, por exemplo, no caso de aceitar um recurso eletrônico como uma doação, é necessário prestar atenção ao período de licença, definição de usuários autorizados, responsabilidade por uso não autorizado, conformidade com as leis vigentes na jurisdição legal da biblioteca (província, estado, país); (g) funcionalidade e confiabilidade; (h) segurança.

Deve ser incluída uma declaração de propriedade que leve em conta as leis nacionais. Uma declaração sobre a intenção do (s) doador (es) em relação à propriedade intelectual e/ou direitos autorais do material da coleção devem ser incluídos, bem como os direitos de acesso e reprodução. A biblioteca deve incentivar o (s) doador (es) a transferir direitos autorais e / ou direitos de propriedade intelectual do material doado para o domínio público, para que a biblioteca possa livremente administrar e fornecer acesso.

== Referência ==

[1] FRONTY, Jérôme; KOLGUSKINA, Elena; KOUFOGIANNAKIS, Denise; WEIN, Franziska; WIGGINS, Beacher; WILEY, Lynn. Gifts for the Collections: Guidelines for Libraries, 2019 Extended Edition. The Hage: IFLA, March 2019. Disponível em: https://www.ifla.org/files/assets/acquisition-collection-development/publications/gift_guide_2019_edition.pdf Acesso em: 01 maio 2019.

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