A qualidade dos metadados dos documentos de arquivo

metadados2Hayrton Rodrigues do Prado Filho –

Os metadados são informações que ajudam as pessoas a encontrar, entender, autenticar, confiar, usar e gerenciar informações. Se a informação possui metadados, sabemos o que é, para que foi usada e como usá-la. Eles também facilitam a localização de informações.

Os metadados são uma ferramenta muito flexível e pode automatizar ações e ser facilmente criado, compartilhado e reutilizado. Podem assumir várias formas diferentes: pode ser um termo controlado, cuidadosamente construído ou escolhido de uma lista formal e inserido em uma categoria pré-estabelecida; pode ser uma descrição de texto livre ou um conjunto de palavras-chave usadas para anotar ou marcar um recurso; pode ser uma informação fornecida manualmente, ou seja, por uma pessoa real; pode ser uma informação derivada automaticamente do software.

O termo metadados é usado e compreendido por diferentes comunidades de maneiras diferentes. Os programadores, bibliotecários, gerenciadores de dados espaciais, estatísticos e outros profissionais definiram suas próprias formas de metadados para servir a seus próprios objetivos de negócios. A profissão de manutenção de registros também definiu os metadados necessários para criar, manter e gerenciar registros e informações, agora e no futuro.

Os metadados para registros e informações consistem em dados que descrevem o contexto, o conteúdo e a estrutura de registros e informações e seu gerenciamento ao longo do tempo, identificando, autenticando e contextualizando os registros e as informações, além das pessoas, processos e sistemas que os criaram, gerenciaram, mantiveram e usaram. Eles se concentram em transações e atividades – como registros e informações foram criados, recebidos, trocados, gerenciados, usados e reutilizados.

Assim, os metadados para registros e informações podem incluir informações sobre o contexto empresarial; as dependências e os relacionamentos entre registros, informações e sistemas; as relações com contextos legais e sociais; os relacionamentos com indivíduos, grupos de trabalho ou organizações que criam, gerenciam e usam registros e informações. Exemplos comuns de metadados para registros e informações incluem os identificadores (como números de documentos, números de clientes, números de fornecedores, números de contratos, números de ativos etc.); as datas (como data de registro, data de ação ou data de destruição); as marcas de proteção para identificar registros e informações confidenciais; as informações de processo do sistema que fornecem uma trilha de auditoria de quem usou os registros e informações e para qual finalidade; as informações de fluxo de trabalho que mostram como registros e informações foram rastreados e acionados em uma organização.

Pode-se definir os metadados para documentos de arquivo como as informações estruturadas ou semiestruturadas que permitem a produção, gestão e uso de documentos de arquivo ao longo do tempo e dentro e entre domínios. Já o esquema de metadados plano lógico que mostra as relações entre os elementos de metadados, normalmente por meio do estabelecimento de regras para uso e gestão de metadados, especificamente quanto à semântica, à sintaxe e à opção (nível de obrigação) de valores.

NBR ISO 23081-1 de 09/2019 – Informação e documentação – Processos de gestão de documentos de arquivo – Metadados para documentos de arquivo – Parte 1: Princípios abrange os princípios que sustentam e regem os metadados de gestão de documentos de arquivo. Estes princípios se aplicam a: documentos de arquivo e seus metadados; todos os processos que os afetam; qualquer sistema em que residam; qualquer organização responsável por sua gestão.

A NBR ISO 23081 estabelece um modelo para definição, gestão e utilização de metadados na gestão de documentos de arquivo e explica os princípios que os governam. Este documento fornece diretrizes para entendimento, implementação e utilização de metadados no âmbito do modelo da NBR ISO 15489. Aborda a relevância dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo em processos de negócios e as diferentes funções e tipos de metadados que apoiam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo.

Estabelece também um modelo para gerenciamento destes metadados. Nesta parte, negócios e atividades de negócios são usados como termos amplos, não restritos à atividade comercial, mas incluindo administração pública, atividades sem fins lucrativos e outras. Esta norma não define um conjunto obrigatório de metadados de gestão de documentos de arquivo a serem implementados, uma vez que estes metadados serão diferentes de acordo com os requisitos organizacionais ou específicos para a jurisdição.

No entanto, avalia os principais conjuntos de metadados existentes, de acordo com os requisitos da NBR ISO 15489. A ISO 23081-2 e a ISO 23081-3 são mais explicativas e fornecem orientações práticas sobre questões de implementação e como avaliar conjuntos de metadados de gestão de documentos de arquivo em relação aos princípios deste documento. A gestão de metadados é uma parte indissociável da gestão de documentos de arquivo, servindo a uma diversidade de funções e propósitos.

No contexto da gestão de documentos de arquivo, os metadados destes documentos são definidos como informação estruturada ou semiestruturada, que permite a produção, a gestão e o uso dos documentos de arquivo ao longo do tempo e dentro e entre domínios (NBR ISO 15489-1:2018, 3.12). Cada domínio representa uma área de discurso intelectual e de atividade social e/ou organizacional com um grupo distinto ou limitado de pessoas que compartilham certos valores e conhecimentos.

Os metadados para documentos de arquivo podem ser usados para identificar, autenticar e contextualizar os documentos de arquivo, bem como as pessoas, os processos, os sistemas que os produzem, os gerenciam, os mantêm e os utilizam e as políticas que os regem (ver 9.1). Inicialmente, os metadados definem estabelecem o documento de arquivo no seu ponto de captura, inserindo-o em seu contexto de negócios e estabelecendo formas de controle no que tange à sua gestão. Durante a existência dos documentos de arquivo ou seus desdobramentos, novas entradas/camadas de metadados serão adicionadas, em razão de novas aplicações em outros contextos de negócios ou ainda em outros contextos de utilização.

Isso significa que os metadados continuam a se acumular ao longo do tempo. As informações relativas ao contexto da gestão de documentos de arquivo e aos processos de negócio nos quais os documentos de arquivo são usados continuam acumulando-se enquanto estes documentos são gerenciados e usados. O documento de arquivo também pode sofrer mudanças estruturais ou mudanças em sua apresentação. Os metadados podem ser obtidos ou reutilizados por múltiplos sistemas e para múltiplos propósitos.

Os metadados aplicados aos documentos de arquivo durante sua vida ativa também podem continuar a ser aplicados quando deixam de ser requeridos para os fins de negócios atuais, porém são mantidos para pesquisas em andamento ou outras finalidades. Os metadados asseguram a autenticidade, confiabilidade, usabilidade e integridade ao longo do tempo, e permitem a gestão e a compreensão dos objetos de informação, sejam estes físicos, analógicos ou digitais.

Contudo, recomenda-se que os metadados também sejam gerenciados. A gestão de documentos de arquivo sempre envolveu a gestão de metadados. Contudo, o ambiente digital requer uma apresentação diferente dos requisitos e mecanismos tradicionais para identificar, capturar, atribuir e usar metadados. No ambiente digital, os documentos de arquivo confiáveis são aqueles acompanhados de metadados que definem suas características críticas. Estas características devem ser explicitamente documentadas, em vez de serem implícitas, como em alguns processos baseados em papel.

No ambiente digital, é essencial assegurar que a definição e a captura dos metadados de gestão de documentos de arquivo sejam implementados em sistemas que produzam, administrem e usem documentos de arquivo. Por outro lado, o ambiente digital apresenta novas oportunidades para definir e gerar metadados, e assegurar a captura completa de documentos de arquivo na atualidade.

Estes documentos de arquivo podem ser transações ou suas provas. Metadados sustentam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo: protegendo os documentos de arquivo como prova e assegurando a sua acessibilidade e usabilidade ao longo do tempo; facilitando a capacidade de compreensão dos documentos de arquivo; apoiando e assegurando o valor probatório dos documentos de arquivo; auxiliando na garantia da autenticidade, da confiabilidade e da integridade dos documentos de arquivo; apoiando e gerenciando o acesso, a privacidade e os direitos; apoiando a recuperação eficiente; apoiando o reuso e a reproposição de documentos de arquivo; apoiando as estratégias de interoperabilidade, proporcionando a captura oficial de documentos de arquivo produzidos em diversos ambientes técnicos e de negócios e sua sustentabilidade pelo tempo que for necessário; fornecendo ligações lógicas entre os documentos de arquivo e o contexto de sua produção, mantendo-os de forma estruturada, confiável e significativa; apoiando a identificação do ambiente tecnológico em que os documentos de arquivo digitais foram produzidos ou capturados e a gestão do ambiente tecnológico em que são mantidos, para que os documentos de arquivo autênticos possam ser reproduzidos enquanto forem necessários; apoiando a migração eficiente e bem-sucedida de documentos de arquivo de um ambiente ou plataforma de computador para outro, ou ainda qualquer outra estratégia de preservação.

Convém que as organizações tomem decisões sobre quais dos requisitos de metadados descritos neste documento são necessários em algum ou em todos os sistemas organizacionais. Estas decisões dependerão de: necessidades do negócio; ambiente regulatório; riscos que afetem as operações do negócio. Esta avaliação pode identificar quais tipos de metadados precisam ser aplicados em diferentes áreas da organização, dependendo dos riscos ou necessidades do negócio.

Um dos principais usos dos metadados é a descrição de fontes de informação. Estas fontes de informação podem ser livros, revistas, vídeos, documentos, imagens e artefatos. Também incluem documentos de arquivo transferidos para custódia arquivística. Convém que os metadados identifiquem a fonte de informação e o título, produtor (es), data (s), identificador único, relação com outras fontes (por exemplo, dentro da mesma série) e sua dimensão (por exemplo, tamanho ou comprimento).

Alguns destes elementos de metadados também são usados no contexto de gestão de documentos de arquivo. Eles são semelhantes e podem se sobrepor aos elementos dos metadados inseridos no momento da captura, documentando o conteúdo de um documento de arquivo. No entanto, os metadados descritivos para gestão de documentos de arquivo e para fins de arquivamento geralmente são mais amplos do que os metadados de descrição das fontes de informação e podem incluir outros elementos, como, por exemplo, metadados de contexto.

Há uma forte relação entre o tipo de metadado descrito e a descrição arquivística. As instituições arquivísticas utilizam metadados para descrever os documentos de arquivo, a fim de preservar seu sentido ao longo do tempo, colocá-los em seus contextos administrativos e de gestão de documentos de arquivo e facilitar seu uso e gestão. Portanto, os padrões atuais de descrição de arquivamento, como ISAD/G e ISAAR (CPF), possuem uma extensa sobreposição com metadados de gestão de documentos de arquivo, porque ambos se preocupam em documentar o contexto de negócios e os processos de gestão.

A gestão arquivística, incluindo a descrição arquivística, é uma atividade complementar e contínua para os documentos de arquivo que são identificados como tendo valor arquivístico. A funcionalidade que permita a migração de metadados entre os sistemas de documentos de arquivo organizacionais e os sistemas de controle de arquivo é, portanto, recomendada. O processo de gerenciamento de metadados permanece em andamento pelo tempo que os documentos de arquivo e suas agregações relevantes existirem.

Convém que novos metadados sejam adicionados onde necessário, para manter os documentos de arquivo relevantes, confiáveis e utilizáveis. Convém que isso seja realizado ao longo do tempo e entre domínios, por exemplo, quando as funções de uma organização e as partes relevantes de seu sistema de documentos de arquivo são transferidos para uma outra organização. Isso pode demandar à organização receptora a adaptação de suas estruturas de metadados existentes.

Convém que as organizações definam procedimentos e políticas para documentar estas mudanças. Várias camadas podem ser diferenciadas em um contexto de escopo em constante expansão, dependendo de quão amplamente os documentos de arquivo serão compartilhados e usados. Os documentos de arquivo são gerenciados em sistemas; estes sistemas são gerenciados por organizações e estas organizações fazem parte de um contexto mais amplo (um setor empresarial, um governo, uma nação, o público ou a sociedade).

Convém que, em cada uma destas camadas, os metadados forneçam informações suficientes sobre os documentos de arquivo, para torná-los compreensíveis e acessíveis à comunidade interessada. Os tipos de metadados requeridos para implementação da NBR ISO 15489-1 podem ser divididos nos seguintes componentes (ver figura abaixo): metadados sobre o documento de arquivo em si; metadados sobre as regras de negócio ou políticas e funções; metadados sobre agentes; metadados sobre atividades ou processos de negócio; metadados sobre processos de gestão de documentos de arquivo. Estes tipos de metadados são aplicáveis tanto antes quanto após a produção do documento de arquivo.

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Cada componente reflete metadados que são capturados com os documentos de arquivo, consolidando-os em seu contexto de negócio e permitindo que os procedimentos de gestão ocorram (ou seja, metadados no momento da captura de documentos de arquivo) e continuam a ser definidos e capturados (ou seja, metadados processados). Isso vai além da organização de produção do documento de arquivo e convém que seja assegurado por qualquer organização responsável pela gestão de documentos de arquivo ao longo do tempo. Esta categorização tem sido usada como base estrutural para este documento. Um comentário é inserido após cada um dos requisitos de metadados, para indicar de qual seção ou subseção da NBR ISO 15489-1 eles são derivados.

Os sistemas de documentos de arquivo capturam e gerenciam metadados dos processos de negócio. Isto inclui metadados de funções, atividades e transações de negócio, sobre segurança e acessibilidade e de processos de gestão de documentos de arquivo. Esta última funcionalidade é tão importante, que é tratada separadamente.

Estes metadados podem fornecer um contexto-chave para facilitar a compreensão e a responsabilização pelos documentos de arquivo. A sua captura também pode ajudar a demonstrar a responsabilização das operações de negócio, identificando aquelas que podem ser realizadas dentro do sistema de documentos de arquivo. No momento da captura de documentos de arquivo, convém que os metadados do processo de negócio identifiquem e documentem as funções de negócio, atividades e transações, registradas por documentos de arquivo dentro do sistema; documentem as relações entre os documentos de arquivo, os agentes e as funções de negócio, atividades e transações a que correspondem, identifiquem e documentem os agentes ou participantes em uma transação; documentem as regras de segurança e acesso para transações e processos de negócio; facilitem a transação automatizada das funções de negócio, atividades e transações, onde necessário; facilitem a classificação das funções, atividades e transações; facilitem a classificação de documentos de arquivo; e capturem a data e hora de uma transação quando um documento de arquivo for produzido.

No caso dos metadados de processos de negócio após a captura do documento de arquivo, os sistemas de documentos de arquivo acumulam e continuam a gerenciar metadados de processos de negócio em que os documentos de arquivo são usados, bem como metadados de segurança, acessibilidade e processos de gestão de documentos de arquivo, que são aplicados, enquanto necessário. Estes metadados facilitam a usabilidade e a interpretação contínuas dos documentos de arquivo e ajudam a demonstrar a responsabilização pelas atividades de negócio, identificando e registrando as operações realizadas em qualquer sistema de documentos de arquivo nos quais eles residam ao longo do tempo.

Os conceitos da gestão de documentos de arquivo

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Os documentos de arquivo são tanto prova de atividade de negócios quanto ativos de informação. Eles podem ser diferenciados de outros ativos de informação por sua função como prova na transação de negócios e pela sua confiança em metadados. Os metadados dos documentos de arquivo são usados para indicar e preservar o contexto e aplicar regras apropriadas para a gestão de documentos de arquivo.

A gestão de documentos de arquivo abrange a produção e a captura de documentos de arquivo para cumprir os requisitos de prova da atividade de negócio; a adoção de medidas apropriadas para proteger sua confiabilidade, integridade e usabilidade conforme seu contexto de negócios e requisitos para gestão de mudanças ao longo do tempo. A referência à atividade ou atividades de negócios é interpretada amplamente como aquelas atividades que apoiam os propósitos de existência da organização.

As funções, atividades, transações e processos de trabalho são representações de formas particulares de atividade do negócio. Cada vez mais, os documentos de arquivo são produzidos e mantidos em ambientes digitais, oferecendo uma série de oportunidades a novos tipos de uso e reuso. Os ambientes digitais também permitem uma maior flexibilidade na implementação de controles, dentro e entre sistemas que gerenciam documentos de arquivo.

As mudanças nos modelos de negócio estão estendendo as responsabilidades para documentos de arquivo além dos limites organizacionais e jurisdicionais tradicionais. Isso requer que os profissionais de gestão de documentos de arquivo compreendam e atendam uma gama diversificada de necessidades internas e externas de clientes e partes interessadas. Estas podem incluir aumento das expectativas de transparência na tomada de decisões de empresas e governos, do público em geral, clientes, usuários de serviços, assuntos dos documentos de arquivo, e outros com um interesse em como os documentos de arquivo são produzidos, capturados e gerenciados.

A expressão produção, captura e gestão é usada para resumir a gestão de documentos de arquivo como um todo. Ela inclui o ato de recebimento de um documento de arquivo e a diversidade de processos de documentos de arquivo. Com esses fatores de ambiente em mente, deve-se levar em consideração o seguinte:  os papéis de documentos de arquivo como facilitadores das atividades do negócio e ativos de informações;  o aumento de oportunidades de uso e reuso de documentos de arquivo no ambiente digital; sistemas e regras para produção, captura e gestão de documentos de arquivo que necessitam estender-se além dos limites organizacionais tradicionais, como em ambientes de trabalho colaborativos e em múltiplas jurisdições;  os controles de documentos de arquivo que podem ser independentes de outros componentes de sistemas de gestão de documentos de arquivo; a importância da análise recorrente da atividade do negócio e contexto para identificar quais documentos de arquivo precisam ser produzidos e capturados e como convém que eles sejam gerenciados ao longo do tempo;  a importância da gestão de risco na concepção de estratégias para gestão de documentos de arquivo e como estratégia nessa gestão por si só.

Embora esses conceitos e princípios se apliquem a variados ambientes comerciais e tecnológicos, eles podem requerer diferentes abordagens para implementação de controles, processos e sistemas de documentos de arquivo. Não se pode ter a pretensão de fornecer aconselhamento detalhado de implementação para ambientes específicos nos quais os documentos de arquivo são produzidos, capturados e gerenciados.

Ao invés disso, deve-se definir os conceitos-chave e estabelecer os princípios de alto nível a partir dos quais os controles, processos e sistemas de gestão de documentos de arquivo podem ser desenvolvidos em qualquer ambiente. A orientação no desenvolvimento e na implementação de controles, processos e sistemas para gestão de documentos de arquivo, nesses diferentes ambientes, é abordada em parte (s) subsequente (s) e em outras normas e relatórios técnicos.

Assim, as  metodologias para produção, captura e gestão de documentos de arquivo garantem que provas confiáveis de negócios sejam produzidas, capturadas, gerenciadas e disponibilizadas para aqueles que precisam, desde que sejam solicitadas. Isso permite o seguinte: a melhoria da transparência e responsabilização; a estruturação de política efetiva;  a tomada de decisões fundamentada; a gestão de riscos do negócio;  a continuidade em evento de desastre; a proteção de direitos e obrigações de organizações e indivíduos; a proteção e o apoio em litígios;  a conformidade com legislações e regulamentos; a melhoria na capacidade de demonstrar responsabilidade corporativa, incluindo o cumprimento de metas de sustentabilidade;  a redução de custos por meio de maior eficiência nos negócios; proteção de propriedade intelectual;  as atividades de pesquisa e desenvolvimento com base em provas;  a criação da identidade de negócio, pessoal e cultural;  a proteção da memória corporativa, pessoal e coletiva. As políticas, designação de responsabilidades e procedimentos para produção, captura e gestão de documentos de arquivo suportam programas de governança da informação na organização.

NBR ISO 15489-1 de 05/2018 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo – Parte 1: Conceitos e princípios define os conceitos e princípios a partir dos quais são desenvolvidas abordagens para produção, captura e gestão de documentos de arquivo. Descreve conceitos e princípios relacionados ao seguinte: os documentos de arquivo, metadados para documentos de arquivo e sistemas de documentos de arquivo;  as políticas, responsabilidades atribuídas, monitoramento e treinamento que dão apoio à gestão eficiente de documentos de arquivo;  a análise recorrente de contexto de negócio e a identificação de requisitos de documentos de arquivo;  os controles de documentos de arquivo;  os processos para produção, captura e gestão de documentos de arquivo. Aplica-se à produção, captura e gestão de documentos de arquivo, independentemente da estrutura ou da forma, em todos os tipos de negócios ou ambientes tecnológicos, ao longo do tempo.

Os documentos de arquivo são tanto prova de atividade de negócios quanto ativos de informação. Qualquer conjunto de informações, independentemente da sua estrutura ou forma, pode ser gerenciada como um documento de arquivo.

Isso inclui informações sob a forma de um documento, um conjunto de dados ou outros tipos de informação digital ou analógica, que são produzidas, capturadas e gerenciadas no desenvolvimento do negócio. A gestão de documentos de arquivo abrange a produção e captura de documentos de arquivo para cumprir os requisitos de prova da atividade de negócio;  a adoção de medida apropriada para proteger sua autenticidade, confiabilidade, integridade e usabilidade conforme seu contexto de negócios e requisitos para gestão de mudanças ao longo do tempo.

Na gestão de documentos de arquivo, os metadados são dados que descrevem o contexto, conteúdo e estrutura de documentos de arquivo, bem como a sua gestão ao longo do tempo. Os metadados são componentes essenciais de quaisquer sistemas de documentos de arquivo. A gestão de documentos de arquivo é apoiada por sistemas de documentos de arquivo.

Os documentos de arquivo registram ações individuais ou transações, ou podem formar conjuntos que foram planejados para documentar os processos de trabalho, atividades ou funções. Recomenda-se que documentos de arquivo, independentemente da forma ou estrutura, possuam as características de confiabilidade, autenticidade, integridade e usabilidade para atender plenamente aos requisitos do negócio e ser considerado prova oficial de ações ou transações.

Um documento de arquivo autêntico é aquele que comprova: ser o que pretende ser; ter sido produzido ou enviado pelo agente competente para ter produzido ou enviado; e ter sido produzido ou enviado quando declarado. Recomenda-se que as regras, processos, políticas e procedimentos do negócio que controlam a produção, captura e gestão de documentos de arquivo sejam implementados e documentados para garantir a autenticidade dos documentos de arquivo.

Recomenda-se que os produtores de documentos de arquivo sejam autorizados e identificados. Quanto à confiabilidade, um documento de arquivo confiável é aquele cujo conteúdo pode ser confiável como uma representação completa e precisa das operações, atividades ou fatos que atestam; e no qual se pode depender no curso de operações ou atividades subsequentes. Recomenda-se que os documentos de arquivo sejam produzidos no momento da ação a que se referem, ou logo depois, por pessoas que tenham conhecimento direto dos fatos, ou por sistemas rotineiramente utilizados para realizar a transação.

Em relação à integridade, um documento de arquivo íntegro é aquele que é completo e inalterado. Recomenda-se que um documento de arquivo seja protegido contra a alteração não autorizada. Recomenda-se que as políticas e procedimentos de gestão de documentos de arquivo especifiquem quais acréscimos ou anotações podem ser feitos em um documento de arquivo depois de ser produzido, sob quais as circunstâncias estes acréscimos ou anotações podem ser autorizados, e quem é autorizado a fazê-los (ver 6.2).

Recomenda-se que qualquer anotação autorizada, acréscimo ou exclusão de um documento de arquivo seja explicitamente indicada(o) e rastreável. Um documento de arquivo utilizável é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado dentro de um período de tempo considerado razoável pelas partes interessadas.

Recomenda-se que um documento de arquivo utilizável seja conectado ao processo ou transação de negócio que o produziu. Recomenda-se que conexões entre os documentos de arquivo que registram as transações de negócio relacionadas sejam mantidas. Recomenda-se que os metadados dos documentos de arquivo apoiem a usabilidade, fornecendo informações que possam ser necessárias para recuperá-los e apresentá-los, como identificadores, formato ou informações de armazenamento.

Enfim, os sistemas de documentos de arquivo abrangem uma série de elementos que são combinados para que os requisitos identificados possam ser atendidos dentro de um determinado contexto de negócio. Para os sistemas de documentos de arquivo, recomenda-se: aplicar controles de documentos de arquivo (ver Seção 8);  cumprir os procedimentos para produzir, capturar e gerenciar documentos de arquivo (ver Seção 9); e  apoiar a produção e manutenção de relacionamentos lógicos entre o conteúdo e os metadados de documentos de arquivo.

Recomenda-se que o desenvolvimento e a implementação de sistemas de documentos de arquivo levem em consideração o contexto do negócio e os requisitos de documentos de arquivo identificados, que sejam realizados com os seguintes objetivos: conformidade com as características dos sistemas de documentos de arquivo listados; interoperabilidade para apoiar a interação com outros sistemas e uma abordagem flexível para o uso de controles de documentos de arquivo; facilidade de utilização e reutilização de documentos de arquivo;  disponibilidade para mudanças tecnológicas ou de negócios, como atualizações de sistemas ou reestruturação administrativa; disponibilidade para interrupções e continuidade do negócio em caso de interferências inesperadas.

Os sistemas de documentos de arquivo podem ser desenvolvidos especificamente para gerenciar documentos de arquivo, ou podem ser sistemas concebidos para outros processos do negócio que são adaptados para que eles também apoiem a produção, captura e gerenciamento de documentos de arquivo. A credibilidade dos documentos de arquivo é apoiado por sistemas de gerenciamentos de documentos de arquivo confiáveis, seguros, em conformidade, abrangentes e sistemáticos.